Le choix d’un logiciel de gestion constitue un dilemme pour plusieurs entreprises. Il constitue un outil indispensable qui permet de gagner du temps, de simplifier de nombreuses tâches de gestion et d’améliorer la productivité de l’entreprise. Avant de choisir son logiciel de facturation, il faut se poser des questions par rapport à son métier, ses besoins et les spécificités du métier pour dénicher le logiciel qui répond le mieux à vos attentes/besoins. Ci-dessous quelques les critères les plus importants pour définir l’outil pour accomplir vos taches.
La liste de logiciels de facturation disponibles est bien longue. Comment savoir sur lequel jeter votre dévolu ? Pour faire votre choix, vous devez vous baser sur des critères spécifiques. Ils vous permettront de définir l’outil qui saura vous aider dans l’accomplissement de vos tâches.
- Besoin de votre entreprise :
Le choix du logiciel de facturation dépend des besoins et des exigences de chaque entreprise. Pour cela, il est nécessaire de bien définir les fonctionnalités recherchés et solutions requises pour les taches habituelles en facturation au sein de l’entreprise.
- Fonctionnalités :
Les fonctionnalités du logiciel de facturation ont une importance capitale sur le fonctionnement de votre activité. Le logiciel doit assurer des taches basiques et répétitives comme : la création des devis, l’établissement et la gestion des factures, le suivi des opérations de vente, la gestion des informations clients…
Plus le logiciel propose des fonctionnalités, plus c’est bénéfique pour l’entreprise pour en profiter d’alléger le service facturation et d’automatiser les taches basiques.
- Ergonomie et intuitivité du logiciel :
- Ergonomie et intuitivité du logiciel :
Parmi les choses les plus importantes à vérifier avant d’opter pour un logiciel de facturation, est de vérifier son ergonomie et on intuitivité. Certes le coté fonctionnel est important, mais il est aussi important de vérifier la praticité du logiciel. Ce dernier doit offrir un aspect visuel agréable vu le temps de passer à éditer les factures. L’interface doit être convenable pour garantir une utilisation confortable au quotidien. Pour cela, il faut donc opter pour un logiciel ludique, qui procurera une bonne expérience d’utilisation, facile à manipuler sans complexité. Vous cherchez à simplifier votre facturation
- Existence et efficacité du service support :
- Existence et efficacité du service support :
Bien que vous faites le choix d’un logiciel facile à utiliser, vous pourriez toujours avoir quelques questions à poser sur la manipulation du logiciel. Pour une meilleure expérience, votre solution de facturation devrait vous proposer un service support que vous pouvez contacter à tout moment.
La présence d’un support client pour vous accompagner dans la phase d’intégration et vous garantir une assistance durant votre utilisation du logiciel pour répondre à vos questions et résoudre vos incidents. Un support client disponible pour épauler les utilisateurs.
5. D’accompagner le changement :
Que ce soit au début du projet, lors du choix de la solution ou pour la mise en place du logiciel dans l’entreprise et le suivi du projet, n’hésitez pas à impliquer les différents intervenants : expert-comptable, futurs utilisateurs (secrétaire, conducteur de travaux…), responsable administratif et financier, éditeur du logiciel.
Les utilisateurs apprécient d’être impliqués dans les décisions et adhèrent plus facilement au changement. Il est important de les former pour acquérir une liste de savoirs et optimiser leurs compétences : vérifiez si l’éditeur propose des formations sur ses logiciels. Certains proposent également des prestations d’assistance à l’utilisation des logiciels (assistance téléphonique, téléassistance…) ou des guides utilisateurs en ligne (modes opératoires) permettant de pouvoir répondre instantanément aux questions quotidiennes d’utilisation. Tous ces outils d’accompagnement contribuent à la réussite de la mise en place du logiciel.
La mise en place d’un logiciel de facturation est une décision ayant un impact direct sur le fonctionnement de l’entreprise. En suivant toutes les étapes ci-dessus, vous trouverez facilement le logiciel pour votre entreprise.
6. De vérifier la pérennité de la solution/de l’éditeur :
Les logiciels sont commercialisés par des éditeurs de logiciels ou des revendeurs. Certaines entreprises préfèrent travailler directement avec l’éditeur, plus réactif puisqu’il assure à la fois la conception, le développement, la commercialisation, la mise en œuvre, l’intégration et la personnalisation du logiciel.
Regardez si l’entreprise existe depuis longtemps, son implantation, le nombre de clients. Une structure créée il y a 20 ans, avec de nombreuses références aura une solide expertise.
